« Petite aide fait grand bien » Germaine Guèvremont
Savoir déléguer, c'est tout un art. Vous éprouvez des difficultés à lâcher prise ? Besoin de toute contrôler au risque de perdre un temps précieux ainsi que votre motivation ? Voici comment déléguer efficacement en 5 petites leçons.
Leçon n°1 : Définir les tâches que vous n'aimez pas
La paperasse s'accumule sur votre bureau et la gestion du courrier urgent se trouve toujours sur votre to-do list ? Gérer la paperasse vous ennuie ? Définissez les tâches qui vous encombrent de même que celles dans lesquelles vous ne vous sentez pas à l'aise, comme l'animation de votre page Facebook, par exemple. Listez aussi celles qui n'ont pas besoin de votre valeur ajoutée. Toutes ces tâches sont celles que vous devez absolument oser déléguer. Vous allez ainsi pouvoir vous focaliser sur le « travail-plaisir ».
Leçon n°2 : Déterminer le profil du prestataire à qui vous pourriez déléguer
Vous voilà en bon chemin vers une organisation plus propice à la productivité et au bien-être. La question qui se pose maintenant, c'est : « À qui allez-vous confier ces tâches ? » et « Qui pouvez-vous laisser entrer dans une certaine intimité ? ». Il s'agit maintenant de dresser la liste des qualités et des compétences qui vous semblent indispensables pour gagner votre confiance. Tout cela va évidemment dépendre de la nature de vos activités et des tâches que vous souhaitez déléguer.
Leçon n°3 : Communiquez vos attentes
Vous avez trouvez le ou la partenaire idéal(e) ? Super ! Avant de démarrer la collaboration, pensez à baliser celle-ci en précisant clairement vos attentes à la perle rare que vous venez de dénicher. Plus les consignes sont claires, plus vous mettez les chances de votre côté pour que le partenariat apporte une vraie plus-value à votre entreprise ou à votre activité.
Donnez-lui également les moyens (outils, informations) pour réaliser les tâches que vous lui confiez dans les meilleures conditions.
Leçon n°4 : Apprendre à lâcher prise
Déléguer, ce n'est pas évident lorsque l'on a passé des années à fonctionner par soi-même. Il est parfois nécessaire d'enclencher le processus interne appelé « lâcher prise ». Non, votre nouvelle collaboratrice n'est pas dans votre tête. Oui, elle a ses propres méthodes et sa façon de voir les choses. Oui, elle est compétente. C'est vous qui l'avez engagée et son CV est parfait ! Non, le monde ne vas pas s'écrouler parce que vous la laisser agir en toute autonomie :-) Don't' worry, be happy now !
Leçon n°5 : Suivre le travail effectué
Déléguer, ce n'est pas se débarrasser de ce que l'on n'aime pas sans plus y faire attention. Non, déléguer, c'est aussi suivre le travail effectué sur base d'indicateurs
Vous devez pouvoir rectifier le tir si les informations étaient mal comprises ou si un problème, quel qu'il soit, entrave la bonne collaboration.
Et le gain de temps, alors ? Au début, effectivement, déléguer demande du temps et ne vous en fera pas gagner immédiatement. Une fois le cadre posé et après quelques semaines de rodage, vous devriez observer des résultats positifs, sans oublier de faire un point régulier (hebdomadaire, mensuel, trimestriel... à vous de le sentir) de façon à maintenir ce niveau de satisfaction.
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